关于加强部门基础工作的思考

关于加强部门基础工作的思考

基础工作是指在部门工作中提供资料依据，掌握共同准则的管理工作。归纳到设计部的工作主要有图纸资料整理、存档、收发；设计变更的整理，存档、收发；设计变更申请单的整理审批；设计变更的原因分析及归纳；设计付款的合同管理及台账管理；计划工作内容的落实、反馈及考核；以岗位责任制为中心的责任制考核和以培训为重点的基础学习工作。

一、部门管理基础工作的重要作用

首先，基础工作是对部门工作进行计划、组织和控制的依据。

其次，基础工作是建立正常的工作秩序，提高工作效率和产品质量的重要手段。 

再次，基础工作是推行责任制，贯彻按业绩分配原则的依据。

   最后，基础工作是实施信息化的前提条件，是提高人员素质的重要保证。

二、设计部基础工作的开展

1、建立了部门图纸文件及设计变更文件的存档资料库及存档目录；

2、建立了部门图纸文件及设计变更文件的收发文记录；

3、建立了部门间工作联系单的收发存档及回复制度；

4、建立了设计文件及变更的原因分析及缺陷汇总记录；

5、建立了设计合同管理及付款台账；

6、建立了部门计划分解及考核制度；

三、目前部门基础工作管理中存在的问题及解决措施

1、基础资料多、乱、杂，重复、交叉反复情况多，还没有做到根据实际情况及时修改完善。现阶段经常做的是一个月一整理，一个月一结算，避免延迟混乱；

强化管理，增强工作的条理性及有序性，做好一事一结，一日一结。

2、未设置专门资料管理人员，现有人员未经过专业档案管理培训，一直在边工作边学习，逐步改进；

由部门长辅助各专业工程师熟悉文件管理，每人对自己专业文件管理熟悉并负责。

3、各专业人员对发文流程不熟悉，对资料整理意识欠缺，经常出现已发生文件格式不正确，归档不及时甚至疏漏；

强化流程及制度的学习，各专业工程师切实熟悉流程制度及文件资料，增强工作的条理性及有序性。

4、对文件的流转未实行及时有效地监督，致使发文滞留时间较长或者未及时执行，延误工作；

    做好文件的追踪落实工作，变发起人为穿线人，跟踪指导每项工作的进行，将工作落实到结果，让纸上文字落地生根。

5、部分内部规程、制度管理责任界限不清，可操作性差；

    内部组织讨论会，每人根据实际工作情况献计献策，将制度流程完善，转化为我们日常工作的准则及工具。

6、各项规章制度落实执行不力，未及时监督及反馈，制度流于形式；

    建立有效地监督机制，责任落实到人，时间落实到点，专人监督执行。

7、内部培训及学习制度未建立，岗位技能培训缺失，内部交流学习欠缺；

   每周定时安排培训交流时间，内部轮流讲课，同时每周在工作中总结出一个技术课题集中交流沟通，集思广益，并记录形成学习文件，提高技术水平。