关于进一步加强校友会建设工作的实施意见

关于进一步加强校友会建设工作的实施意见

为切实做好学院校友会建设工作，充分发挥校友会对学院建设、发展的积极作用，现就有关工作开展提出如下实施意见。

一、工作指导思想

增强校友情感沟通与交流，促进校友资源整合，充分发挥校友服务校友、服务母校、服务社会的优势。

二、工作计划目标

1. 学院范围内初步形成校友联络机制，各二级学院成立校友会筹备小组并设联络员。

2.逐步建立并完善校友信息大数据库。

3.起草校友会章程及成立校友会的各种申报材料，做好准备工作。

4.校友总会成立典礼。

5.做好大数据分析，在重点区域成立校友分会，并逐步完善。

6.建立并完善校友工作运行和考核机制。

三、工作机构

校友会建设工作受学院校友会工作领导小组（由学院领导、各二级学院、相关职能部门领导组成）直接领导，常务机构暂设在招生就业处，具体负责相关工作开展。

各二级学院设校友工作协调小组（院长负责，教学、学工协同参与），学生工作办公室落实具体人员作为校友会联络员，负责本院的校友会建设工作（可由宣传联络员兼任）。

四、工作职责

（一）校友办

1. 按照学院校友会工作的总体安排，负责组织、协调、指导各部门、二级学院的校友会建设工作。

2. 了解成立校友会相关程序，负责起草校友会章程及成立校友会的各种申报材料，做好各项准备工作。

3. 负责建立校友大数据库，并做好各项常规管理、服务工作。

4. 协助各部门、分院做好校友分会成立相关工作。

5.各类校友通讯群的建立、收集和日常维护。

（二）各二级学院、培训中心

1. 成立本院校友会工作协调小组，确定专人为校友工作联络员，负责本部门日常校友工作，并将校友工作联络员名单及联系电话、电子邮箱上报校友办。

2. 负责本分院各专业自成立以来的校友数据统计及毕业生的数据统计工作（包括历届学生毕业照的收集），建立完成本院校友数据库，并报校友办。

3. 负责推荐本院有贡献、有影响力且愿意为校友工作服务的校友为校友会理事候选人，并负责做好本院校友分会的筹备工作。

4. 根据要求及时总结本院校友会工作开展情况并报校友办。

5. 积极配合其他分院校友会的建设工作。

6. 负责本院校友群落建设管理和搜集统计(QQ群，微信群等），并将信息上报校友办。

（三）相关职能部门

1.招就处负责各届毕业生信息收集。

2.培训中心负责短期培训学员信息收集。

3.人事处、教务处负责教职工、离退休教职工及客座教授、外聘老师、兼职人员的数据统计工作，并报校友办。

4.宣传部负责校友会筹建的宣传报道工作以及《日照航海工程职业技术学院校友总会》网站的建设。

5. 学校团委、学生处负责联络在学校担任过学生干部的校友，将收集的信息向校友办汇总。

6. 相关职能部门应当落实人员负责与校友会建设有关具体工作开展，并将名单报校友办。

五、工作要求

1.高度重视，领导得力

各相关单位要深刻认识到校友会工作是学校软实力的重要内容，高度重视校友会建设工作，尽快完善组织、明确职责、责任到人。

2.精心组织、联络到位

各单位要根据学院总体工作部署，精心组织安排，积极认真做好校友联络工作，发挥校友的地域优势、行业优势，通过不同角度切入，用多种方式联络校友，通过校友联系校友，通过网络查找校友，通过活动沟通校友，确保校友会建设工作顺利有序进行。

六、具体实施办法

1. 尽快完善校友大数据库

各单位依据校友的年级、专业、姓名、家庭住址、联系方式、现工作单位（及职务）等项目，建立电子数据库。信息收集可以通过学生学籍、档案材料、相关管理人员了解等多种途径，信息力求真实，数据及时上传校友办，由校友办进行汇总。

2. 落实“班级校友联络员”制度

做好在校生校友组织框架的前期搭建，各班级选拔1-2名群众基础好，热心为同学、为母校服务的同学担任校友联络员（原则上为各班级班长、团支书），同时应向其明确工作职责和要求。该联络员应当在顶岗实习期间、毕业后经常保持与本班级同学的日常联络，采集、更新、完善本班同学的就业单位、通讯方式等信息，并及时向班主任、分院校友会相关人员报送。

各分院、招生就业处、培训中心应当及时收集汇总各分院班级校友联络员相关资料，并在其在校期间经常性组织开展相关活动，增进了解，加强感情沟通；上述人员顶岗实习或毕业后，各分院、招生就业处、培训中心、班主任也应当继续跟踪联系，保持联络，以便及时采集完善校友会相关资料信息。

3. 规范学生干部档案管理

各级团组织当认真做好学生干部的档案建立和管理工作，同时切实做好学生干部顶岗实习、毕业后的信息采集、跟踪和完善工作。

4. 推行辅导员、班主任长期跟踪学生机制

辅导员、班主任应当树立长期跟踪学生的理念，在学生毕业后的一段时间内，经常保持与学生（或者主要班干部）的沟通联系，与其建立相对融洽的关系，进而及时采集、更新、完善本班学生的职业发展状况，为校友会建设工作奠定基础。

5. 关注优秀学生职业发展状况

各二级学院要重点关注各类优秀学生（如专业特长突出、学习成绩优异、社会交际能力突出等）。一是关注其在校期间的学习、生活和工作，通过聊天、讨论等方式与其建立相对融洽的关系，取得其信任，并分头建立相关档案；二是要关注其顶岗实习、毕业后的职业发展状况，通过电话、QQ、短信、微信、微博等方式与其保持联系，及时跟踪其职业发展状况，同时获得其他同学的职业发展状况，采集、更新、完善校友资料。

同时，各分院要充分发挥每年定期派人走访实习生的作用，在切实做好走访了解工作的前提下，要善于发现、挖掘优秀学生（实习生、毕业生）典型，并及时统计、汇总、上报。

6. 加强校友分会运行管理

对已经成立的校友分会，各分院相关部门、人员应当认真做好常规工作的运行管理。一要强化组织领导，建立工作运行机制；二要明确人员职责，建立工作台账；三要充分利用QQ、微博、微信等现代化通讯方式，加强会员之间的沟通联系，建立良好的互动关系。

7. 实行数据化信息化管理

一是按照实际工作需要，在学院网站建立《校友会》相关网页（具体栏目、设计要求及网页制作由相关职能部门之间沟通完成）；二是在广泛了解征求意见的前提下，建立校友会数据化管理平台，实行信息化管理（采用各分院、年级、专业、班级的纵向管理和分地区、县市的横向管理相结合的方式）；三是刊出《校友》刊物。通过以上三种方式，定期发布校友会相关工作信息，宣传表彰优秀校友典型，增进校友之间的沟通交流，促进校友会总体工作。